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Textliche Übersicht über den Inhalt der Webseite.

Archivierung

Startseite und Übersicht für den Bereich Archivierung. Hier finden sich zahlreiche Informationen, Artikel, Beschreibungen zum Thema archivieren von Dokumenten und Akten und Aufbau eines Archivs. Dort gibt es auch Links auf die Bereiche Gründe fürs Aufbewahren , elektronische Archivierung und Email Archivierung. Weiterhin ein Verweis auf die Seite auf der meine Leistungen Im Bereich Beratung Archivierung beschrieben werden.

Gründe für Archivierung

In diesem Abschnitt sind die fünf wichtigsten Gründe für die Notwendigkeit des Aufbewahrens dargestellt. Da sind zum einen die gesetzlichen Anforderungen an Archivierung. Dann Qualitätsmanagement zur Erfüllung der Norm-Forderungen der DIN EN ISO 9001 und 9100. Ein weiteres wichtiges Thema, ist Produkthaftung und Archivierung. Durch das Produkthaftungsgesetz sind Hersteller beinahe dazu gezwungen, ihre Archive zu pflegen, um große Schadensersatzklagen abwehren zu können. Das Archivieren ist aber auch wichtig im Zusammenhang mit Wissenserhalt und Wissensmanagement Knowledge-Management. Das Archiv dient in erster Linie als Wissenspool bzw. Wissensquelle indem alle Dokumente und Akten gesichert werden. Letzter bedeutender Grund für Archivierung ist die Erfüllung einer Kundenforderung. Viele Hersteller erwarten von ihren Zulieferern das einhalten gewisser Archivierungsanforderungen.

Projektmanagement Archivierung

In diesem Bereich wird die Methode und das Vorgehen für Projekte im Bereich Archiv vorgestellt. Ein gutes Projektmanagement ist wichtige vor allem bei größeren und umfangreicheren Aufgaben bzw. großen Mengen an Dokumenten und Akten. Ich als Berater biete auch an, das Projektmanagment zu übernehmen. Es wird eine Schritt für Schritt Anleitung von der Ziel-Definition über das Kickoff-Meeting, bis zur Einführung der Archiv-Lösung in den Laufenden Betrieb gegeben. Weitere wichtige Phasen sind die Anbieterauswahl für eine Archivsoftware, das Erstellen des Fachkonzepts bzw. Pflichtenhefts und die Analyse der Anforderungen. Wichtig ist vor allem, die Mitarbeiter mit einzubeziehen. Dies kann durch Interviews oder durch eine online Umfrage (anonymer Fragebogen) geschehen. Interessant ist auch die grundlegende Information zu Informationsebene und Kosten-Nutzen Analyse.

Elektronische Archivierung

Auf diesen Webseiten wird eine Einführung gegeben. Der Begriff wird definiert und umfangreich beschrieben. Besonderes Augenmerk wird auf die Merkmale und den Aufbau eines elektronisches Archivs gelegt. Aber auch interessante Fragen zur GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und dem Archivieren von Dokumenten und Akten werden beantwortet. Auch das Thema Revisionssicherheit wird von mir als Berater beleuchtet. Revisionssicherheit ist besonders zur Einhaltung gesetzlicher Forderungen notwendig. Zum Abschluss werden die Vorteile und Nachteile elektronische Archivierung dargelegt.

Email Archivierung

Antworten auf die wichtigsten Fragen der Email Archivierung wie zum Beispiel Aufbewahrungsfristen oder Datenschutz. Aber auch eine Übersicht über die gesetzliche Grundlage nach dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung wird gegeben.

Outsourcing Archivierung / Archiv

Durch das Outsourcing der Archivierung lassen sich unter Umständen Kosten- und Qualitätsvorteile schaffen. Hierbei müssen allerdings sehr genau die Ziele definiert werden, da sonst die Auslagerung nicht den gewünschten Effekt erzielt. Outosurcing lohnt sich oft beim Scannen von Dokumenten und Akten. Scandienstleister können in der Regel schneller und günstiger scannen. Vor allem Nachteile wie Sicherheitsrisiken müssen genau bedacht werden.

 

EDI als Outsourcing

Gerade das Anschaffen einer eigenen EDI-Software ist oftmals sehr kostenintensiv. EANCOM, EDIFACT werden allerdings immer mehr zum Standard im elektronischen Datenaustausch. Wer heutzutage nicht auf EDI setzt ist schnell im Hintertreffen gegenüber der Konkurrenz. EDI Outsourcing ist bei ein schneller weg um eine EDI Software im Unternehmen zu integrieren.

Beratung Archivierung

In diesem Abschnitt stelle ich meine Leistungen im Bereich: Beratung Archivierung vor. Beratung in diesem Sektor ist wichtig, da sonst Probleme mit der Produkthaftung oder dem Qualitätsmanagement entstehen können. Es werden auch verschieden Vorträge und Workshops vorgestellt sowie die Analyse von Prozessen und deren Optimierung. Beratung fürs archivieren ist einer meiner Kernkompetenzen.

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement beschäftigt sich mit der Verwaltung und Lenkung von Dokumenten und Akten innerhalb eines Unternehmens. Hier wird eine generelle Einführung in die Begrifflichkeiten und Terminologie gegeben. Des weiteren wird der so genannte Dokumentenlebenszyklus bzw. Dokumentenmanagement Zyklus in einem Dokumentenmanagementsystem erklärt und mit einem Diagramm / Grafik beschrieben. Dabei wird der Weg der Dokumente von ihrer Erstellung über die Freigabe bis zu ihrer Publikation gezeigt. Meine Leistungen im Gebiet: Beratung Dokumentenmanagement werden auch ausführlich beschrieben. Dokumentenverwaltung lässt sich dabei auch outsourcen.

 

Was ist Dokumentenmanagement?

Hier finden Sie eine allgemeine Definition des Begriffs Dokumentenmanagement.

Document lifecycle - Dokumenten-Lebenszyklus

In einem Dokumentenmanagement-System wird der Dokumentenlebenszyklus in Form eines Prozesses abgebildet. Er beginnt in der Regel mit der Erzeugung in einem Redaktionssystem und geht dann weiter über die Autorisierung bis zur Publikation und letztendlich der Langzeitspeicherung. Dieser document lifecycle wird anhand einer Grafik bzw. eines Diagramms dargestellt.

 

Dokumentenmanagementsystem

Es wird der Aufbau eines Dokumementenmanagementsystems DMS beschrieben und aufgezeigt. Auch ein Diagramm des Aufbaus des DMS(zum Beispiel Documentum)wird dargestellt. Die einzelnen Komponenten wie Worflow-Engine, Redaktionssystem oder Rechteverwaltung werden gesondert betrachtet. Versionskontrolle und deren Umsetzung und die Archivkomponente werden erwähnt und erklärt.

 

Technische Dokumentation

Eine zentrale Einsatzmöglichkeit eines DMS. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystem in der technischen Dokumentation vereinfachen und beschleunigen. Durch Modularisierung der Texte können enorme Kosten eingespart werden. Aber auch die Produktionszeiten für Dokumente, Anleitungen oder Stückteillisten lassen sich reduzieren. Allerdings bringt dies erhebliche Veränderungen für die Arbeit der technischen Redakteure mit sich.

Beratung Dokumentenmanagement

Sie suchen fachkundige und unabhängige Beratung bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystem. Ich stelle hier meine Leistungen vor. Von der Anbieterauswahl eines DMS bis zur Einführung. Von der Definition der Dokumentationsprozesse bis hin zu ihrer Optimierung. Auch im Bereich Produkthaftung und Dokumentenmanagement bzw. Dokumentation kann ich Ihnen viele hilfreichen Tipps geben.

Projektmanagement Dokumentenmanagement

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystem (DMS) in ein mittelständisches oder großes Unternehmen ist ein komplexer Vorgang. Hier stelle ich meine Projektmanagement-Methode für Dokumentations-Projekte vor. Nach der Zielfindung (Zieldefinition) und dem Kickoff wird die Ist-Situation und die Anforderungen erfasst. Alle Schritte werden übrigens von den Projektbeteiligten dokumentiert. Ein wichtiger Punkt ist auch die Befragung von Mitarbeiter. Zum Beispiel über einen Online-Fragebogen. Danach wird eine Anbieterauswahl Dokumentenmanagementsystem durchgeführt. Dabei werden die DMS Anbieter einem Benchmark Test (Nutzwertanalyse) unterzogen. Das System wird dann verifiziert und nach einer fein Justierung in den laufenden Betrieb überführt. Dafür müssen die Mitarbeiter natürlich geschult werden. Ist die Einführung erfolgreich abgeschlossen sollte der Document Lifecycle (Dokumentenlebenszyklus) perfekt in dem DMS abgebildet sein.

 

Konzeption Webseite

Durch meine langjährige Erfahrung als Konzepter (Konzeptioner) weiß ich genau, auf was es beim Konzept einer Webseite ankommt. Ein wichtiger Bestandteil des Erfolgs einer Webseite ist die Nähe zur Zielgruppe. Sie stellt einen der zentralen Punkte der Konzeption dar.

Methode zur Konzeption einer Webseite

Nach dem die Zielgruppenanalyse durchgeführt wurde können die erste Anwendungsfälle, use case und Szenarien erstellt werden (UML-Diagramm und Text). Sind diese Arbeitsschritte erst einmal durchgeführt, kann das Grobkonzept für die Webseite erstellt werden. In diesem wird auch der eigentliche Inhalt (Content) dann beschrieben. Darauf wird das Feinkonzept der Webseite erstellt. Das Feinkonzept ist oftmals auch das Pflichtenheft, und wird als Vertragsgrundlage betrachtet. Um sicher zu stellen, dass die Webseite auch den Bedürfnissen der Zielgruppe entspricht sollte sie getestet werden. Es gibt dazu verschiedene Methoden, einen solchen Usability Test der Webseite durchzuführen.

Suchmaschinenoptimierung

Um die Benutzer zahlreich auf die Webseite zu locken, sollte sie in den verschiedenen Suchmaschinen gut gefunden werden. Suchmaschinenoptimierung sollte deshalb schon vomn Beginn an eine große Rolle bei der Konzeption der Webpräsenz spielen. Die On-page und Off-page Faktoren müssen berücksichtigt und auf die verschiedenen Keywords und Suchbegriffe optimiert werden.

 

Konzepter Webseite

Hier werden meine Leistungen als Web Konzepter bzw. Konzeptioner dargestellt. Von Konkurrenzanalysen über die eigentliche Konzeptionsarbeit bis zum Usability Test.