Leistungen: Beratung Dokumentenmanagement

Archivierung und Dokumentation - LeistungenSie wollen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in Ihrem Unternehmen einführen, wissen aber nicht, welcher der zahlreichen Anbieter die für Sie optimale Lösung parat hat? Sie sind nicht sicher worauf, Sie bei der Erstellung des Pflichtenhefts achten müssen, welche Features das DMS bieten muss, wie Sie andere Systeme integrieren und wie Sie Ihre Prozesse optimal in dem System abbilden? Oder Sie wollen eine elektronische Poststelle einrichten, die eingehende Dokumente automatisch den richtigen Sachbearbeitern zuordnet? Vielleicht haben Sie aber auch Papierdokumentation, die Sie in ein elektronisches System überführen möchten? Bei diesen und anderen Fragestellungen rund um das Thema Dokumentenmanagement kann ich Sie kompetent und unabhängig beraten. Dafür sind auf dieser Seite meine Leistungen im Bereich Dokumentenmanagement dargestellt. Lesen Sie im Zuge dessen auch die Seiten auch den Artikel Vorgehensweise bei Dokumentenmanagement-Projekten: von dem ersten Schritt bis zur fertigen Lösung. Wenn Sie Fragen zu meinen Leistungen haben kontaktieren Sie mich.

Workshops und Vorträge zum Thema Dokumentation und Dokumentenmanagement

Ich halte auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Vorträge und Workshops. Schwerpunkte zum Beispiel:

  • Grundlagen der Dokumentation
  • Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
  • Dokumentation und Produkthaftung
  • Dokumentation und EN ISO 9001/9100

Analyse der bestehenden Dokumentation und der Dokumentationssprozesse

Grundlage für eine Optimierung oder Neugestaltung Ihrer Dokumentationsprozesse und -richtlinien ist eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation. Mögliche Arbeitsaufgaben dabei sind:

  • Erstellung einer Machbarkeits- und Vorstudien zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems,
  • Definition und Erstellung eines Anforderungsprofils (Soll-Profil),
  • Validierung und Bewertung der Dokumentationsprozesse und -richtlinien gegen das Anforderungsprofil,
  • Befragung der Mitarbeiter und Führungskräfte - per Interview oder Online Fragebogen - wie die Dokumentationssituation wahrgenommen wird. Auswertung der Befragung,
  • Analyse der Gründe für Abweichungen zwischen Ist- und Soll-Zustand,
  • Kostenanalyse der bestehenden Dokumentenmanagement-Lösung und Bewertung der möglichen Kosteneinsparungen.

Optimierung oder Neugestaltung der Dokumentationsprozesse und -richtlinien

Hauptaufgabe ist die Verbesserung der aktuellen Situation. Mögliche Arbeitsaufgaben dabei sind:

  • Optimieren bzw. neu gestalten der Prozesse und Richtlinien mit Fokus auf
    • Beschleunigung internen Prozesse
    • Zertifizierung nach 9001 oder 9100,
    • Erhöhung der Wirtschaftlichkeit.
  • Erstellung der damit verbunden Dokumentation für das Qualitätsmanagementsystem,
  • Erstellung einer Dokumentenklassifikation,
  • Erstellung von Dokumentationsrichtlinien
  • Schulung der Mitarbeiter und Führungskräfte.

Definition, Auswahl und Einführung der Dokumentations-Lösung

Wenn neben einer Prozessoptimierung auch ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt werden soll, sind folgende Arbeitsaufgaben möglich:

  • Erstellung eines Fachkonzept (Pflichtenheft) für das Dokumentenmanagementsystem,
  • Festlegung der Anforderungen an den Hersteller bzw. den Integrator des Dokumentenmanagementsystems,
  • Anbieter-Benchmarking (Nutzwertanalyse) gegen die definierten Anforderungen, erstellen einer Entscheidungsvorlage,
  • Erstellung einer Kosten-Nutzen-Analyse bzw. einer Rentabilitätsbetrachtung (Return of investment),
  • Koordination der Kommunikation zwischen dem Hersteller des Dokumentenmanagementsystems und dem Kunden,
  • Erstellung eines Testhandbuchs anhand dessen die Funktionen des Dokumentenmanagementsystems verifiziert und abgenommen werden,
  • Durchführung und Dokumentation des Abnahmetests.

 

 

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