Projektmanagement-Methode für Archivierung - Grundlagen

Informationsebenen

Wichtig ist das Verständnis, dass Dokumente zwei Ebenen von Informationen besitzen. Zum einen die Inhaltsebene. Diese beinhaltet die eigentlichen Informationen aus dem Dokument. Zum anderen die Metaebene. In dieser befinden sich Informationen über das Dokument, die so genannten Metadaten. Die Metaebene dient in erster Linie dazu, den eigentlichen Dokumenteninhalt leicht recherchierbar zu machen.

Ein Dokument enthält Informationen und Metainformationen
Grafik: die zwei Informationsebenen in einem
Dokument

Am Beispiel eines Prüfberichts hieße das, das Datum und der Ort der Prüfung, die Beschreibung der Prüfmethode und das Prüfergebnis bilden die Inhaltsebene. Informationen wie die interne Referenznummer des Dokuments, der Name des Autors sowie die Klassifizierung des Dokuments als Prüfbericht stellen die Metaebene dar.

Das Dokumentenmanagement und die Archivierung konzentrieren sich hauptsächlich auf die Metaebene.

Organisationsebene

Dokumentenmanagement und Archivierung haben immer auch einen Einfluss auf die Organisation eines Unternehmens. Je nach Maßnahme kann dies eine Änderung für Prozesse oder Zuständigkeiten bedeuten. Eine unternehmensweite Harmonisierung der Dokumententypen zum Beispiel wirkt sich auf Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen aus. Darüber hinaus entsteht Schulungsbedarf bei den Mitarbeitern und Führungskräften. Oder die Einführung einer allgemeinen Dokumentenreferenznummer erfordert das Anpassen von Vorlagen und Eingabemasen.

Kosten - Nutzen Analyse

Eine RoI-Anaylse (Return of investment Analyse) eines Archiv- oder Dokumentenmanagementsystems steht häufig im Zentrum einer Anschaffungsentscheidung. Die oft vorrangige Betrachtung der Dimension der einmaligen Anschaffungskosten trübt dabei oft den Blick auf langfristigen Nutzen aus Leistungssteigerung und Qualitätssicherung. Betrachtet man den Nutzen darf der Fokus aber nicht nur auf quantifizierbaren Größen liegen, sondern auch auf den qualitativen Nutzenpotentialen. Gerade hier ist es wichtig eine anschauliche, belastbare und nachvollziehbare Beurteilung der erzielbaren Verbesserungs-Effekte zu erstellen. Für die Richtige Beurteilung dieser qualitativen Nutzen ist eine präzise Zieldefinition notwendig.

Zum 1. Schritt: die Zieldefinition

 

 

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