FAQ GDPdU und Elektronische Archivierung

Da es immer wieder zu Fragen bezüglich der GDPdU in Beziehung mit elektronischer Archivierung kommt, hier eine kleine Zusammenfassung der häufigsten Fragen und ihrer Antworten. Interessant für Sie ist in diesem Zusammenhang womöglich auch dieser Artikel: Email Archivierung

Fragen und Antworten zu GDPdU und elektronischer Archivierung

Was sind die GDPdU?

Müssen alle steuerrechtlich relevanten Daten digitalisiert werden?

Muss ich ein elektronisches Archiv haben?

Müssen Emails archiviert werden?

Dürfen die Daten verschlüsselt werden?

Welche Speichermedien akzeptiert das Finanzamt wenn es eine Datenträgerüberlassung fordert?

 

Ein sehr ausführlicher Fragen- und Antwortenkatalog zu der GDPdU wurde auch vom Bundesfinanzministerium herausgegeben.

Das entsprechende Dokument für Sie zum Download:
PDF BMF FAQ zur GDPdU vom 01.02.2005

Was sind die GDPdU?

Auf die GDPdU oder ausgeschrieben die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" beruft sich die Finanzverwaltung im Zuge einer digitalen Betriebsprüfung. Sie regeln den Zugriff auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Unternehmen. Der Steuerprüfer kann dabei direkt auf die Daten zugreifen (unmittelbarer Datenzugriff), eine Auswertung über die vorhanden Software verlangen (mittelbarer Datenzugriff) oder die Daten auf einem Medium anfordern (Datenträgerüberlassung).

Betrachtet werden sollten die GDPdU immer in Verbindung mit den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS).

Die entsprechenden Dokumente für Sie zum Download:
PDF Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) (23 kb)
PDF Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) (48 kb)
PDF Fragebogen des Finanzamts zum EDV-System (102 kb)

Müssen alle steuerrechtlich relevanten Daten digitalisiert werden?

Nein. Dokumente, Nachweise oder Belege die in Papierform anfallen müssen nicht digitailisiert werden. Sie können in Papierform abgelegt bzw. archiviert werden.

Sollten diese Dokumente aber im Zuge betrieblicher Prozesse digitalisert werden (nach GoBS), so kann die Finanzverwaltung diese auch maschinell auswerten bzw. sie müssen zur maschinellen Auswertung vorgehalten werden.

Muss ich ein elektronisches Archiv haben?

Entgegen den Behauptungen mancher Archivsoftware-Anbieter ist ein Unternehmen nach den GDPdU keineswegs verpflichtet ein elektronisches Archiv zu betreiben. Es genügt, wenn die Anwendungssysteme (oft Buchhaltung und andere kaufmännische Systeme) die relevanten Daten vorhalten und auch exportieren können.

Ein eigenes elektronisches Archivsystem macht nur in solchen Fällen Sinn, in denen beispielsweise viele verschiedene Anwendungssysteme eingesetzt werden und die Daten in dem Archiv dann zusammengeführt werden. Oder wenn aus Gründen der Performanz, der Datenmenge, der Datensicherheit oder des Datenschutzes eine Haltung in dem Erstellungssystem nicht sinnvoll ist.

Müssen Emails archiviert werden?

Wenn sie steuerrechtlich oder nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) relevant sind, ja. Siehe dazu auch: FAQ Email Archivierung.

Verschlüsselung

Dürfen die Daten verschlüsselt werden?

Ja, solange dabei die maschinelle Auswertbarkeit sowie die Lesbarmachung der Dokumente nicht beeinträchtigt wird. An die Finanzverwaltung übergebenen Daten müssen aber unverschlüsselt übergeben werden. Es ist nicht möglich die verschlüsselten Daten zusammen mit einem Entschlüsslungsprogramm zu übergeben.

Speichermedien und Datenträger

Welche Speichermedien akzeptiert das Finanzamt wenn es eine Datenträgerüberlassung fordert?

Die Daten können auf üblichen CD-ROMs, DVDs oder Disketten (FAT32 formatiert) übergeben werden.

 

 

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