Beratung Archivierung

Berater für Archivierung  Beratung bei OutsourcingHier finden Sie eine Übersicht meiner Beratungsleistungen, die ich für den Bereich Archivierung anbiete. Lesen Sie dazu auch den Artikel Vorgehensweise bei Archivierungs-Projekten: von dem ersten Schritt bis zur fertigen Lösung. Sollten Sie Fragen zu meinen Leistungen haben kontaktieren Sie mich. Meine Arbeit als Berater führe ich unabhängig und neutral durch, das heisst ich bin mit keinem Anbieter für Archiv-Software verbunden.

Workshops und Vorträge zum Thema Archivierung

Ich halte auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Vorträge und Workshops. Schwerpunkte zum Beispiel:

  • Grundlagen der Archivierung - Bewusstsein für Archivierung,
  • Papierarchiv und elektronisches Archiv - Anforderungen, Vor- und Nachteile, Kosten,
  • Revisionssichere Archivierung,
  • Archivierung und Produkthaftung,
  • Archivierung und DIN EN 9001 und DIN EN 9100 .

Analyse der bestehenden Archivsituation und der Archivierungsprozesse

Grundlage meiner Beratung bei einer Optimierung oder Neugestaltung Ihrer Archivierungsprozesse und -richtlinien, ist eine neutrale Analyse der aktuellen Situation. Mögliche Arbeitsschritte dabei sind:

  • Beratung bei der Definition und der Erstellung eines Anforderungsprofils (Soll-Profil). Dieses wird in der Regel aus den Unternehmens- bzw. Qualitätszielen, Normforderungen oder Kundenforderungen abgeleitet,
  • validieren und bewerten der Archivierungsprozesse und -richtlinien gegen das Anforderungsprofil,
  • befragen der Mitarbeiter und Führungskräfte - per Interview oder Online Fragebogen - wie die Archivsituation an den Arbeitsplätzen oder in den Abteilungen wahrgenommen wird. Auswertung der Befragung,
  • Analyse der Gründe für Abweichungen zwischen Ist- und Soll-Zustand,
  • Kostenanalyse der bestehenden Situation bzw. Lösung und Bewertung der möglichen Kosteneinsparungen,
  • Kosten-Nutzen Anaylse für das Outsourcing der Archivierung bzw. Outsourcing des Archivs,
  • quantitative Erfassung des Archivguts (Dokumente, Akten etc.) und Bewertung der vorhandenen Archivräume gegenüber der DIN ISO 11799.

Optimierung oder Neugestaltung der Archivierungsprozesse und -richtlinien

Hauptaufgabe meiner Beratung, ist die Verbesserung der aktuellen Situation. Mögliche Arbeitsschritte dabei sind:

  • Beratung beim Erstellen oder Optimieren der Unternehmensrichtlinien bezüglich des Umgangs mit Emails,
  • Beratung bei der Optimieren bzw. Neugestaltung der Prozesse und Richtlinien mit Fokus auf
    • Zertifizierung nach 9001 / 9100 / TS 16949,
    • Erhöhung der Wirtschaftlichkeit,
    • Risikoverminderung im Haftungsfall (Produkthaftung) oder
    • Wissenserhalt und Sicherung.
  • erstellen der damit verbunden Dokumentation für das Qualitätsmanagementsystem,
  • erstellen eines Regelwerks für die Archivierung von Dokumenten und Akten. Beratung beim Festlegen der Dokumententypen, Attribute, Schlagwörter und der Behandlung von Sonderfällen etc.,
  • Schulung der Mitarbeiter und Führungskräfte.

Definition, Auswahl und Einführung der Archiv-Lösung

Wenn neben einer Prozessoptimierung auch die Notwendigkeit für eine technische Archiv-Lösung besteht, ist eine Beratung bei folgenden Arbeitsschritten möglich:

  • Entwicklung eines Fachkonzept für die Erfassungs-, Emailarchiv-oder Archivlösung,
  • Beratung bei der Definition des Funktionsumfangs und der Randparameter (Anforderungsprofil),
  • Beratung bei der Festlegung der Anforderungen an den Systemanbieter bzw. Systemintegrator,
  • Anbieter-Benchmarking (Nutzwertanalyse) gegen die definierten Anforderungen, erstellen einer Entscheidungsvorlage,
  • Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse bzw. einer Rentabilitätsbetrachtung (Return of investment),
  • Koordination der Kommunikation zwischen Systemanbieter und Kunden,
  • Entwicklung eines Testhandbuchs, anhand dessen die fertige Lösung verifiziert und abgenommen werden kann,
  • Durchführung und Dokumentation des Abnahmetests.

 

 

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