Der Dokumentenlebenszyklus (document lifecycle)
Der Dokumentenlebenszyklus (document lifecycle)
Der Dokumentenlebenszyklus, auch oft unter seinem englischen Begriff document lifecycle bekannt, beschreibt den Prozess, den ein Dokument von der Erstellung über die Verwendung bis zum Löschen bzw. bis zum Sichern in einem Langzeitarchiv durchläuft. Unten stehende Grafik zeigt, wie ein Dokumentenlebenszyklus aussehen kann. Je nach Anforderungen kann es hiervon auch Abweichungen geben.
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| Grafik: generelle Darstellung des Dokumenten- lebenszyklus und der DMS-Komponenten |
Die Hauptaufgabe des Dokumentenmanagementsystems liegt dabei, diesen Prozess über das System abzubilden, zu steuern und zu überwachen. Es besteht in der Regel aus mehreren Komponenten, die nicht zwangsläufig von einem Hersteller kommen müssen. Siehe auch: Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems.
Das Redaktionssystem
Das Redaktionssystem - auch Autorensystem genannt - steht zu Beginn des Kreislaufs. Es markiert den Punkt an dem Dokumente bzw. Inhalte in das System gelangen. Neben Autorensysteme wie Textverarbeitung, CAD-Programm oder Tabellenkalkulation kann hier auch eine elektronische Poststelle stehen, in welcher Kundenanfragen eingescannt und indexiert werden. Aber auch ein Callcenter in dem Bestellungen oder Reklamationen erfasst werden, oder ein Dienstleister welcher die tägliche Eingangspost scannt kann die Inhalte für das Dokumentenmanagementsystem liefern.
Das Workflowsystem
In der Workflowkomponente sind die eigentlichen Arbeits- und Geschäftsprozesse abgebildet. Es kann sich dabei um ein Workflowmanagementsystem oder ein Business Process Management System (BPM) handeln. Dort sind Prozesse, die Prozessteilnehmer, Rollen und Ausführungsparametern definiert. Die Workflowkomponente übernimmt den Transfer der Informationen zwischen den Prozessteilnehmern, überwacht die Ausführung und warnt, wenn zum Beispiel Bearbeitungszeiten überschritten werden. Es stellt den Hauptpunkt des Dokumentenlebenszyklus (document lifecycle) dar.
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| Grafik: Prozessbeispiel interne Beschaffung |
Am Beispiel einer internen Beschaffung könnte es wie folgt ablaufen. Ein Mitarbeiter erstellt eine Bedarfsmeldung. Ist sie ordnungsgemäß ausgefüllt, leitet das System sie automatisch an den für ihn zuständigen Vorgesetzten weiter. Sollte dieser im Urlaub oder krank sein, würde die Meldung an seinen festgelegten Stellvertreter gesandt. Der Vorgesetzte prüft den Antrag und wenn er ihm zustimmt, wird er automatisch an den Finanzcontroller zur Prüfung weitergeleitet. Gibt auch er sein OK, wird die Bedarfsmeldung an den Einkauf weitergeleitet, der das geforderte Teil bestellt. Lehnen der Vorgesetzte oder der Finanzcontroller ab, wird der Mitarbeiter über eine Nachricht darüber informiert. Zusätzlich überwacht das Worflowsystem die Laufzeiten. Würde der Finanzcontroller für seine Entscheidung länger als drei Tage brauchen, bekäme er eine Erinnerungsmeldung, bräuchte er länger als fünf Tage könnte in einer nächsten Eskalationsstufe der Vorgesetzte informiert werden.
Das Archivsystem
Größere Archivsysteme sind in der Regel Speicherzentren (Storage Center) auf Basis von UDO- bzw. WORM-Jukeboxen und über ein sogenanntes Storage Area Network (SAN) mit den anderen Komponenten verbunden. Kleinere Archive basieren oftmals auf redundanten Festplatten-Arrays mit einem Bandlaufwerk als Backup. Mehr zum Thema elektronische Archivierung.
Erst wenn ein Dokument nicht mehr länger in Bearbeitung ist oder in einem Prozess benutzt wird, wird es archiviert. Je nach Anforderungen muss das Dokument noch mit Attributen oder Schlagworten versehen werden. Dokumente, die archiviert wurden, können nicht mehr verändert werden und werden erst gelöscht, wenn ihre - falls festgelegt - Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Das Archiv stellt die letzte Station im Dokumentenlebenszyklus (document lifecycle) dar.
Die Suchmaschine
Über die Suchmaschine kann auf die Inhalte des Archivs zugegriffen werden. Dies kann über einen eigenständigen Software-Client oder über ein webbasierte Lösung geschehen. In der Regel ist eine Volltextsuche sowie eine Suche nach Attributen (Metadaten) möglich.