Elektronische Archivierung: Vorteile und Nachteile

Diese hier aufgeführten Vorteile und Nachteile von elektronischen Archiven sind allgemeiner Natur und fallen je nach Unternehmensgröße, Branche, Dokumentenbestand etc. natürlich mehr oder weniger schwer ins Gewicht.

Vorteile der elektronischen Archivierung

Elektronische Archivierung wird heutzutage zunehmend bedeutender. Allgemein lässt sich sagen, dass mehr und schneller Dokumente erzeugt werden. Prozesse werden beschleunigt und schnelle Zugriffzeiten sowie dezentraler Zugriff sind von großer Bedeutung. Die wichtigsten Vorteile der elektronischen Archivierung sind unter anderem:

  • bei großem Dokumentenaufkommen bietet die elektronische Archivierung Vorteile in Bezug auf die Kosten. In der Regel ist sie kostengünstiger als die klassische Papierarchivierung und dem darin verbundenen Platz- und Organisationsbedarf. Je länger die Aufbewahrungszeit ist, desto stärker fällt dieser Vorteil ins Gewicht.
  • da Dokumente fast nur noch elektronisch erstellt werden, kann mit einer ebenfalls elektronischen Archivierung ein Medienbruch vermieden werden,
  • elektronische Archive bieten den Vorteil einer sehr viel höheren Zugriffsgeschwindigkeit und komfortableren Recherchemöglichkeiten,
  • manche Informationen können nur noch in digitaler Form erhalten werden (3D-CAD Modelle),
  • ein weiterer Vorteil ist der dezentrale Zugriff auf die Daten,
  • Sicherungskopien aus denen das Archiv wieder hergestellt werden kann, lassen sich einfach erstellen.

Für elektronische Archivierung gelten die gleichen gesetzlichen Forderungen, wie für die klassische Archivierung. Auch hier müssen Rückstellungen gemacht werden.

Nachteile der elektronischen Archivierung

Elektronische Archivierung ist ein Vorgang mit einer gewissen Komplexität. Diese Komplexität führt zu einigen Nachteilen in organisatorischer und technischer Hinsicht. Folgende Nachteile von elektronischen Archiven sollten deshalb bei einer Einführung bedacht werden.

  • da die Speichermedien nur eine begrenzte Lebensdauer bzw. nur zeitlich begrenzt lesbar sind, muss das Archiv regelmäßig auf neue Datenträger migriert werden,
  • elektronische Archive - vor allem wenn sie in eine Netzwerkumgebung eingebunden sind - schwieriger gegen unberechtigte Zugriffe zu schützen als klassische Archive,
  • es entstehen anfänglich hohe Kosten für die digitale Erfassung (scannen und indexieren) von bestehenden Dokumenten und Akten in Papierform. Je länger die Aufbewahrungszeit ist, desto geringer fällt dieser Nachteil ins Gewicht.

Ob es sich für ein Unternehmen lohnt, ein elektronisches Archivsystem einzuführen sollte eingehend hinsichtlich der dafür aufzuwenden Kosten und dem damit in Verbindung stehendem Gewinn in Form von Kosteneinsparung, Prozessoptimierung und Qualitätsverbesserung untersucht werden. Ich führe für Sie eine solche Kosten-Nutzen-Analyse durch und erstelle eine Entscheidungsvorlage in der alle Vorteile und Nachteile berücksichtig werden. Kontaktieren Sie mich unverbindlich für ein Angebot.

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