die Dokumentenmanagement-Lösung konzipieren und validieren

Archivierung Analyse KosteneinsparungenIn dieser Projektphase wird der zuvor erhobene Ist-Zustand und die erfassten Anforderungen aus- und bewertet und bilden die Grundlage zur Lösungsfindung. Danach wird eine Lösung konzipiert, die unter größter Wirtschaftlichkeit die Abweichungen zwischen Ist-Zustand und Soll-Vorgaben korrigiert. Kosten und Nutzen müssen dabei genau geprüft und bewertet werden. Die gefundene Lösung bzw. die gefundenen Lösungen werden dann auf ihre Tauglichkeit und Wirtschaftlichkeit validiert.

Konzept der Dokumentenmanagement-Lösung

Das Gesamtkonzept für die Dokumentenmanagement-Lösung besteht aus mehreren Komponenten. Im Zentrum des Konzepts stehen je nach Projekt Arbeitsschritte wie:

  • Erstellen des Fachkonzepts (Pflichtenheft) für das Dokumentenmanagement-System,
  • Erstellen oder ändern von Arbeitsprozessen und Arbeitsanweisungen,
  • Definition von Zugriffsmodellen und Rechteverwaltung,
  • Festlegung einer Migrationsstrategie d.h. welche bestehenden Daten wie (Konvertierung) in das neue System übernommen werden,
  • Definition von Schnittstellen zu anderen Systemen,
  • Erstellung einer Dokumenten-Klassifikation auf Basis der bestehenden Dokumenten-Struktur.

Neben den fachlichen Aspekten muss - vor allem bei umfangreichen Projekten - auf organisatorischer Ebene eine Einführungsstrategie festgelegt werden. In dieser wird der Umfang (Pilot, Teilbereich, Gesamtorganisation), die Richtung der Umsetzung (Bottom-up, Top-Down, Sideways), die Akteure (Change-Agents), die Art (schrittweise, gesamt) und der Zeitplan (Episoden, Dauer, Geschwindigkeit) festgelegt.

Auswahl eines geeigneten Anbieters

Ist das Fachkonzept erstellt, steht die Auswahl eines geeigneten Anbieters im Vordergrund. Fehlentscheidungen bei der Auswahl des Dokumentenmanagement-Systems basieren in der Regel auf einer falschen Gewichtung der Auswahlkriterien. Als sehr geeignete Methode für eine Anbieterauswahl hat sich die sogenannte Nutzwertanalyse herausgestellt. Dabei werden alle relevanten Kriterien aufgelistet und gegen einander über einen Faktor gewichtet. Ein niedriger Faktor bedeutet, die Erfüllung dieses Kriteriums ist nicht so relevant. Ein hoher Faktor weist auf ein wichtiges Kriterium hin. Jede Lösung wird danach auf die Kriterien geprüft und ihr Erfüllungsgrad mit Punkten bewertet. Dabei wird kann folgende Skala verwand:

  • 0-2 Punkte bedeuten, dass das Kriterium nicht oder nur schlecht erfüllt wird
  • 3-5 Punkte bedeutet, dass das Kriterium ausreichend erfüllt wurde
  • 5-8 Punkte bedeutet, dass das Kriterium gut erfüllt wurde
  • 9 Punkte bedeutet, dass das Kriterium sehr gut bzw. vollständig erfüllt wurde

Danach werden die vergebenen Punkte für jedes Kriterium mit dem entsprechenden Faktor multipliziert und aufaddiert. Die erzielten Ergebnisse lassen sich anhand der Gesamtpunkte gut miteinander vergleichen.

Validierung der Lösung

Bevor die Dokumentenmanagement-Lösung umgesetzt wird, sollten die einzelnen Komponenten des Konzepts auf ihre Tauglichkeit validiert werden. Dafür können die Prozesse einmal mit wirklichen Dokumenten „durchgespielt” werden. Die Funktionen des DMS können dabei von Hand übernommen werden. Oder Eingabemasken können zum Beispiel erstellt werden und mit Mitarbeitern getestet werden.

Sind die Ergebnisse der Validierung befriedigend kann im nächsten Schritt die Lösung umgesetzt und verifiziert werden.

Zum 5. Schritt: die Umsetzung und Verifizierung

 

 

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