Was ist DOKUMENTENMANAGEMENT?

Generell versteht man unter Dokumentenmanagement die Methoden, Anweisungen und Prozesse für die Verwaltung, Lenkung, Ablage und Vernichtung von Dokumenten. Dabei ist es unerheblich, ob dies in elektronischer Form - zum Beispiel in einem Dokumentenmanagement-System bzw. Contentmanagement-System - oder klassisch in Papierform geschieht.

Je nach Anforderungen des Unternehmens kann Dokumentenmanagement dabei einen oder mehrere der folgenden Punkte umfassen:

  • Die Ablagestruktur
  • Die zur inhaltlichen und formalen Erschließung benutzten Deskriptoren und Attribute
  • Konventionen für die verwendeten Attribute (Namenskonventionen, Datumskonventionen etc.)
  • Prozesse und Prozesssteuerung (Workflowmanagement)
  • Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsfristen
  • Berechtigungen und Verantwortlichkeiten
  • Versionierung
  • Schutzbedarfsbestimmung und Schutzbedarfsklassifizierung
  • Dokumentenvorlagen und Templates

Das Dokumentenmanagement in einem Unternehmen kann dabei verschiedene Ebenen und Ausprägungen haben. Gewissen Regeln für den Umgang mit Dokumenten werden organisationsweit und andere nur abteilungs- oder standortbezogen definiert. Einige gelten nur intern, während andere auch für Zulieferer und Kontraktoren gelten.

Selbst Unternehmen, die keine eigene Abteilung oder Organisationseinheit für den Bereich Dokumentenmanagement bzw. Dokumentenverwaltung haben und in denen kein oder nur wenig Bewusstsein für das Thema vorhanden ist, definieren einige der oben genannten Punkte. Sei es, weil diese Definitionen von Normen oder gesetzlichen Regelungen gefordert werden (zum Beispiel in der DIN EN ISO 9001 4.2.4 Lenkung von Dokumenten) oder weil ohne sie kein reibungsloses und effizientes Arbeiten möglich ist.

Dokumentenmanagement ist also im Grunde nichts neues. Die Bedeutung in unserer Zeit - dem so genannten Informationszeitalter - allerdings ist größer, als das vielleicht vor 20 oder 25 Jahren der Fall war. Hauptgründe hierfür sind nicht nur die größeren Dokumenten- und Datenmengen, sondern auch eine Beschleunigung und Rationalisierung von Prozessen und Abläufen, die einen reibungslosen Dokumentenaustausch verlangen bzw. die durch diesen erst ermöglicht werden.

Bedenkt man auch noch die mittlerweile starke Vernetzung der verschiedenen Bereiche und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens ist es durchaus sinnvoll Dokumentenmanagement bzw. generell das Informationsmanagement als eigene Diszipin zu betrachten und als eigene Organisationseinheit abzubilden.

 

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