Einführung und laufender Betrieb

Archivierung Analyse KosteneinsparungenNachdem die erarbeitete Lösung in die Praxis umgesetzt wurde, wird sie offiziell in das Unternehmen eingeführt und in den laufenden Betrieb überführt. Wie genau die Einführung von statten geht, ist in der Einführungsstrategie definiert sein. Dabei ist auf ein gutes Verhältnis zwischen Einführungsstrategie und Organisation zu achten. Änderungsresistente Organisationen benötigen oftmals mehr Zeit um sich anzupassen. Das Ziel der Einführung ist eine hohe Akzeptanz und Dauerhaftigkeit der neuen Lösung.

Schulung und Coaching

Um die von der Veränderung berührten Mitarbeiter gut auf die neuen Arbeitsbedingungen vorzubereiten sind Schulungen oder Coachings notwendig. Die Unterweisung in der Handhabung des Dokumentenmanagementsystems sollte der Systemanbieter übernehmen, da dieser das System am besten kennt. Er sollte nach Möglichkeit auch Schulungsunterlagen bereitstellen bzw. zugänglich machen, damit in Zukunft neue Mitarbeiter intern geschult werden können.

Schulungen zu Prozessänderungen und Arbeitsanweisungen sollten durch die jeweiligen Abteilungsleiter oder durch den Qualitätsmanagement-Beauftragten (QMB) durchgeführt werden.

Produktiv sollte das Dokumentenmanagementsystem erst genutzt werden, wenn genügend Sicherheit in der Handhabung des Systems sowie den Abläufen der neuen Prozesse vorhanden ist. Fehler die auftreten, weil die Mitarbeiter unzureichend geschult wurden, werden sonst schnell dem neuen Dokumentenmanagementsystem zugeschrieben. Dies senkt die Akzeptanz des Systems.

Laufender Betrieb

Laufender Betrieb für ein Dokumentenmanagementsystem bedeutet, Dokumente, Akten, Zeichnungen etc. werden elektronisch oder als Papier erstellt bzw. über ein Erfassungssystem in das DMS eingegeben. Dort werden sie je nach Dokumententyp und Aufgabe verteilt, bearbeitet, freigegeben, verschickt, ausgedruckt, archiviert usw.

Das Dokumentenmanagementsystem sollte - wie andere Systeme auch - im Zuge von Audits und Management-Reviews auf seine Wirksamkeit geprüft und durch kontinuierliche Verbesserung weiter entwickelt werden.

 

Zur Übersicht: Projektmanagement-Methode für Dokumentenmanagement

 

 

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