Technische Dokumentation und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)

Modell und Aufbau einer automatisierte Erstellung und Produktion von technischer Dokumentation

Um heutzutage zu konkurrenzfähigen Preisen und in engen Zeitfenstern technische Dokumentation produzieren zu können, ist es entscheidend die Informationen so zu strukturieren, dass sie schnell auffindbar, gut zu verwalten und jederzeit wiederverwendbar sind.

In vielen, vor allem kleineren, technischen Redaktionen arbeiten die Redakteure jedoch immer noch in der üblichen Weise. Die Dokumente werden in Erstellungssystemen wie Word, FrameMaker, Interleaf, LaTeX oder anderen Werkzeugen von einem oder mehreren Redakteuren individuell erzeugt. Eine zentrale Verwaltung der Dokumente erfolgt in der Regel nicht. Es wird auf unterschiedlichste Arten versucht, Metainformationen zu den Dokumenten zu verwalten. Oftmals in einer Excel-Liste oder einem eigenen Dokument. Der Redakteur ist dabei oftmals der einzige Wissensträger.


Document lifecycle - Dokumentenlebenszyklus
Grafik: Dokumentenmanagement-System für technische Dokumentation

Diese Arbeitsweise führt in der Regel zu Problemen und treibt die Kosten in die Höhe. Keine oder nur geringe Verwaltung der Daten hat unter Anderem zur Folge, dass gleiche Sachverhalte von verschiedenen Redakteuren unterschiedlich und mehrfach beschrieben werden. Da außerdem die Daten zu den Dokumenten nur mit wenigen oder gar keinen Metainformationen zum Inhalt abgelegt werden, hat nur der Redakteur, der das Dokument bearbeitet hat, das notwendige Beziehungswissen. Dieses Vorgehen ist nicht nur ineffizient, sondern hat auch zur Folge, dass die Konsistenz der Dokumentation nicht gewährleistet ist. Die Folgekosten dieser Arbeitsweise ist enorm: die erstellten Texte werden mehrfach übersetzt, auch wenn die Inhalte identisch sind. Alle Übersetzer sind dankbar für solche Aufträge. Die übersetzten Texte müssen anschließend von den Redakteuren wieder mühevoll in die Dokumentation eingearbeitet werden. Das ist nicht einfach, wenn zum Beispiel zwei zusätzlich erstellte Sätze in einen chinesischen Text eingefügt werden müssen.

Es ist zwangsläufig, dass dieser Arbeitsweise auch zu Kostenaufwand durch erhöhte Koordinierungs- und Verwaltungsarbeiten führt. Darüber hinaus bergen die vielen personifizierten Prozessabläufe ein hohes Fehlerpotential. Dokumentenmanagement-Systeme sind die Lösung für die Optimierung und Automatisierung des Erstellungsprozesses von Dokumentation. Große Mengen von Texten, Grafiken, Illustrationen und dokumentenrelevanten Informationen lassen sich effektiv nur mit einem leistungsfähigen Dokumentenmanagement-System verwalten. Ziele wie höchste Verfügbarkeit der Informationen, Aktualität, Verteilbarkeit, Auffindbarkeit und Transformierbarkeit sind heute anders nicht realisierbar. Nicht zuletzt ist die erreichbare Kostenersparnis ein überzeugendes Argument für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems.

 

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