Gesetzliche Forderungen für Archivierung

Ein Mindestmaß an Archivierung muss jedes Unternehmen betreiben. Im Handelsgesetzbuch (HGB) ist in PDF § 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen festgelegt, welche kaufmännischen Unterlagen für wie lange aufbewahrt werden müssen. Laut Gesetz müssen demnach folgende Dokumente aufbewahrt werden:

  • Handelsbücher,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse,
  • Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • empfangene und abgesandte Handelsbriefe und
  • Buchungsbelege.

Diese Dokumente können mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und der Abschlüsse, auch elektronisch archiviert werden. Diese elektronische Archivierung muss allerdings den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung entsprechen.

Wichtig: Diese Regelungen gelten auch für Emails! Lesen Sie dazu auch den Artikel Email Archivierung.

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beläuft sich dabei auf sechs Jahre für die Handelsbriefe und zehn Jahre auf die übrigen Dokumente. Diese Aufbewahrungsfrist beginnt mit Abschluss des Kalenderjahres. In dieser Zeitspanne ist das Unternehmen verpflichtet auf seine Kosten den Erhalt und die Lesbarmachung sicher zu stellen (HGB §261). Auf Grund dieser Verpflichtung müssen auch Rückstellungen für die Archivierung dieser Dokumente gebildet werden.

Ähnliche gesetzliche Forderungen werden auch in der Abgabenordnung (AO) § 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen und in § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen gemacht.

Gesetzliche Anforderungen nach Branche

Zusätzlich zu diesen allgemeinen gesetzlichen Forderungen gibt es aber auch branchenspezifische Anforderungen an Dokumentation und Archivierung. Einige Beispiele:

  • Betriebsordnung für Luftfahrtgerät (LuftBO),
  • Futtermittelverordnung (FuttMV),
  • Gefahrengutverordnung (GGAV),
  • Arzneimittelgesetz (AMG) ,
  • Betäubungsmittelgesetz (BtMG) .

Nach der LuftBO sind zum Beispiel alle Halter von Luftfahrtgeräten (nicht motorische können befreit werden) verpflichtet alle Betriebsaufzeichnungen bis zur Außerdienststellung plus zwölf Monate geordnet aufzubewahren. Die Betriebsaufzeichnungen müssen Angaben über die Instandhaltung des Luftfahrtgeräts und durchgeführte Änderungen sowie alle Prüfaufzeichnungen und Bescheinigungen enthalten, deren Übernahme die zuständig Stelle vorgeschrieben hat.

Kontaktieren Sie mich, wenn Sie Fragen zu den in ihrem Industriezweig relevanten gesetzlichen Anforderungen an Archivierung haben.

Sanktionen

Direkte Sanktionen für die Verletzung der Pflicht aus § 257 HGB gibt es nicht. Indirekt droht bei Nichtbeachtung allerdings – über das Strafgesetzbuch – der Vorwurf der Urkundenunterdrückung (StGB § 274), welcher mit bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe geahndet wird. Wurde nicht nach den gesetzlichen Anforderunge archiviert, kann es vor allem bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt nachteilige Konsequenzen geben.

Werden die branchenspzifischen Anforderungen nicht erfüllt, kann es je nach Branche und Gesetz unterschiedliche Konsequenzen geben. So können Zulassungen für Produkte verweigert oder Bußgelder verhängt werden.

 

Zum 2. Grund für Archivierung: Qualitätsmanagement

 

 

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