Email Archivierung

Fragen und Antworten zur Email Archivierung

Archivierung von Email und MailDie Kommunikation via Email hat sich in dem letzten Jahrzehnt bedeutend gewandelt. Wurde früher Email nur als schnelles, formloses und vor allem unverbindliches Mittel zur Kommunikation angesehen wird heutzutage - genau genommen seit dem 1. Januar 2007 - jede Mail sogar als Geschäftsbrief angesehen.

Heute werden Dokumente, wie Bestellungen, Rechnungen, Kommunikation mit Banken oder Versicherungen, Auftragsbestätigungen usw. per Email verschickt. Diese Dokumente müssen zum Teil natürlich auch archiviert werden. Oftmals ist aber nicht klar welche Email in die Archivierung muss und welche nicht. Die Antwort auf diese und andere Fragen habe ich hier zusammengestellt.

Kontaktieren Sie mich, wenn in Ihrem Unternehmen die Anschaffung einer Lösung für die Email Archivierung ansteht. Ich berate Sie kompetent und unabhängig bei der Auswahl und Einführung einer geeigneten Software.

Antworten zu den wichtigsten Fragen der Email Archivierung

Gibt es eine gesetzliche Grundlage die zur Email Archivierung verpflichtet?

Welche Emails müssen archiviert werden?

Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen bei der Email Archivierung?

Was gilt es bei der Archivierung von Emails an Datenschutz zu beachten?

Dürfen die Emails im Archiv verschlüsselt werden?

Auf welchem Speichermedium muss die Email Archivierung stattfinden?

Muss eine Email auch elektronisch archiviert werden, wenn ich sie ausdrucke und in Papierform archiviere?

Welche Software ist für die Email Archivierung am geeignetsten?

Gesetzliche Grundlage

Gibt es eine gesetzliche Grundlage die zur Email Archivierung verpflichtet?

Ja, die gibt es. Emails zum Beispiel, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen der Abgabenordnung (AO) zu archivieren. Aber auch Emails die Dokumente nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) darstellen. Lesen Sie dazu auch Gründe für Archivierung: gesetzliche Forderungen.

Eine (elektronisch übersandte) Email stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Zum Beispiel eine Abrechnung der Reisekosten in einer Excel Datei.

Nach den Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Abschnitt VIII. "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen" sind auch Emails als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann.

Es muss auch eine Rückstellung für die Archivierung von Emails gebildet werden!

Die entsprechenden Paragraphen für Sie zum Download:
PDF § 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (20kb)
PDF § 257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen (18kb)

Welche Emails müssen archiviert werden?

Emails die Dokumente im Sinne von Handelsgesetzbuch (HGB) ist in
§ 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen darstellen. Das sind:

  • Handelsbücher,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse,
  • Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • empfangene und abgesandte Handelsbriefe1 oder
  • Buchungsbelege.

1Ein Handelsbrief ist ein Schriftstück, das der Vorbereitung, Durchführung und dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts dient.

Aufbewahrungsfrist

Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen bei der Email Archivierung?

Die Aufbewahrungsfrist für archivierte Emails beträgt sechs Jahre für die Handelsbriefe und zehn Jahre für alle anderen oben genannten Mails. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Diese Fristen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt.

Datenschutz

Was gilt es bei der Archivierung von Emails an Datenschutz zu beachten?

Wenn das Unternehmen dem Mitarbeiter die Nutzung des Email-Postfachs auch zu privaten Zwecken gestattet, so wird dieses gegenüber dem Mitarbeiter als Telekommunikationsdienstleister im Sinne des Telekommunikationsgesetzes angesehen. Das bedeutet für das Unternehmen, dass es den Pflichten des Fernmeldegeheimnisses unterliegt. Das Unternehmen darf dann nur noch im Rahmen der Sicherung der technischen Bereitstellung auf die Mail-Postfächer zugreifen. Ein automatisches archivieren der Emails ist also nicht erlaubt. Das Fernmeldegeheimnis greift allerdings nicht, wenn der Arbeitgeber es seinen Mitarbeitern untersagt, die Emailadresse auch privat zu nutzen.

Verschlüsselung

Dürfen die Emails im Archiv verschlüsselt werden?

Ja, solange dabei die maschinelle Auswertbarkeit sowie die Lesbarmachung der Email nicht beeinträchtigt wird. An die Finanzverwaltung übergebenen Daten müssen aber unverschlüsselt übergeben werden. Es ist nicht möglich die verschlüsselten Daten zusammen mit einem Entschlüsslungsprogramm zu übergeben.

Datenträger - Speichermedium

Auf welchem Speichermedium muss die Email Archivierung stattfinden?

Die gesetzliche Regelung ist so gefasst worden, dass keine bestimmte Technologie oder Speichermedien vorgeschrieben wird. Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege dürfen allerdings nur in solchen Archivsystemen aufbewahrt werden, die es technisch ermöglichen, dass bei ihrer Wiedergabe eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original gegeben ist.

Alternativen zur elektronischen Email Archivierung

Muss eine Email elektronisch archiviert werden, wenn ich sie ausdrucke und in Papierform archiviere?

Ja, da laut den Vorgaben in "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) VIII. "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen" die Originalform archiviert werden muss. Die Archivierung der Originalform wird auch von § 147 Abgabenordnung (AO) gefordert. Man kann die Email Archivierung also nicht umgehen, indem man alles ausdruckt und als Papierdokument ablegt.

Das entsprechende Dokument für Sie zum Download:
PDF Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (48kb)

Software für Email Archivierung

Welche Software ist für die Email Archivierung am geeignetsten?

Es gibt allein für den deutschsprachigen Raum über vierzig verschiedene Softwarelösungen zum Archivieren von Emails. Das Spektrum geht dabei von ganz speziellen Programmen nur für Email Archivierung bis zu Erweiterungen und Plugins für die gängigen Dokumentenmanagement- und Archivsysteme. Welche Software für ein Unternehmen am geeignetsten ist hängt von zahlreichen Faktoren ab, wie zum Beispiel:

  • Größe des Unternehmens und des Emailverkehrs,
  • Inhalt der Emails, (Anhänge etc.),
  • vorhandene IT-Systeme (Einzeplatz, Server, Server-Cluster, eingesetztes Email Programm etc.)
  • Recherche und Zugriff auf die Emails,
  • Komprimierung und Verschlüsselung,
  • rechtliche Anforderungen und Datenschutz.

Diese Faktoren müssen analysiert und ausgewertet werden, um dann die optimale und wirtschaftlichste Softwarelösung zu finden. Im Zuge einer Einführung sollten auch die bestehenden Regeln und Anweisungen des Unternehmens bezüglich des Umgangs mit Emails untersucht und ggf. ergänzt oder geändert werden. Mit geeigneten Anweisungen lässt sich das Emailaufkommen sowie die damit entstehenden Kosten für Archivierung und Recherche unter Umständen schon um einen merkbaren Teil reduzieren.

 

 

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