Ist-Zustand und Anforderungen erfassen

Nach dem Kickoff-Meeting wird die aktuelle Situation (Ist-Zustand) und die Anforderungen des Unternehmens an das Dokumentenmanagement-System erfasst. Das gewissenhafte und umfassende Erfassen des Ist-Zustands und der Anforderungen im Detail ist für die folgende Arbeite von zentraler Bedeutung. Ist diese Grundlage schon fehlerhaft oder unvollständig, besteht die Gefahr, dass Problemursachen nicht entdeckt und Nutzenpotentiale nicht erkannt werden. Möglicherweise werden deswegen im weiteren Projektverlauf ungeeignete oder falsche Entscheidungen getroffen.

Erfassen des Ist-Zustand

Das Aufnehmen teilt sich in drei Teilschritte auf. Prozessanalyse, Prozessbeobachtung und Mitarbeiterbefragung.

Grafik: Die drei Schritte der Ist-Analyse

Zunächst muss bestimmt werden, welche Prozesse von der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems berührt werden. Dabei müssen hier sowohl die Kernprozesse, als auch die Steuerungs- und Unterstützungsprozesse betrachtet werden. Diese Prozesse werden auf ihren Einfluss bzw. ihre Abhängigkeit vom Dokumentenfluss und auf ihre gegenseitigen Wechselwirkungen analysiert. Im Zuge dieser Analyse werden auch die Qualitätsdokumentation und Ergebnisse von Prozessaudits und Managementbewertungen (Management-Reviews) auf hilfreichen Input bzw. auf Parameter hin untersucht.

Im nächsten Schritt werden die wichtigsten Prozesse bzw. die Prozesse mit dem höchsten Verbesserungspotential in der Praxis beobachtet und wenn möglich gemessen.

Der letzte und wichtigste Schritt ist das Befragen von Mitarbeitern und Führungskräften. Ein wichtiger Erfolgsfaktor bei Dokumentenmanagement Projekten ist die frühzeitige und enge Einbeziehung der Prozessbeteiligten. Dies kann entweder im persönlichen Gespräch oder über einen – auch anonymisierten – Fragebogen geschehen. Sollen möglichst viele bzw. alle Mitarbeiter eingebunden werden, besteht die Möglichkeit die Befragung effizient und kostensparend in Form einer Onlineumfrage, zum Beispiel im Intranet, durchzuführen. Dieses Vorgehen empfiehlt sich besonders, wenn das Unternehmen geographisch verteilt ist.

Vor allem folgende Fragestellungen sind zu klären:

• wie ist die Art und der Umfang der zu verwaltenden Datenmengen (Dokumente, Akten, Zeichnungen, Fotos, etc.)
• welche Datenformate habe die Dokumente (PDF, Word, LaTeX etc.)
• wie sind die Aktualisierungsumfänge und -zyklen
• erforderliche Mehrfachverwendung von Dokumenten
• wie sieht die Rechtestruktur (erstellen, freigeben, weiterleiten, löschen, lesen, ändern etc.)
• wie sieht der notwendig Zugriffs- und Ablageweg aus (Dokumentenrouting)
• ist ein Datenaustausch mit anderen Systemen notwendig (Schnittstellen)
• wie wird nach Dokumenten recherchiert

Erfassen der Anforderungen

In dieser Phase werden genaue Anforderungen an das DMS definiert. Anforderungen werden zwar im Projektziel schon genannt, allerdings auf einer zu allgemeinen Ebene. Als Beispiel kann im Projektziel eine elektronische Poststelle gefordert sein. Als Detail-Anforderung müsste nun geklärt werden, wie die Schnittstelle zum Dokumentenmanagement-System auszusehen hat, welche Hardwarebeschränkungen es gibt, ob das System mehrsprachig sein muss usw. Da es oft sinnvoll ist, dabei den Input derjenigen Mitarbeiter einzuholen, die später mit diesem System arbeiten, es administrieren oder andere im Umgang damit schulen ist auch hier eine Befragung in Form eines Fragebogens oder eines Interviews hilfreich.

Das Ergebnis der Ist-Aufnahme wird mit dem Soll-Zustand (der Projektaufgabe bzw. dem Projektziel sowie den erhobenen Anforderungen) verglichen und bildet die Grundlage für die Lösungskonzeption. Der Soll-Zustand muss neben dem Projektziel aber auch generelle Parameter berücksichtigen, die aus den Unternehmens- bzw. Qualitätszielen, Normforderungen oder Kundenforderungen abgeleitet werden.

Ist dies abgeschlossen kann im 4. Schritt die Lösung konzipiert und validiert werden.

Zum 4. Schritt: die Lösung konzipieren und validieren