Rückstellung für Archivierung
Rückstellung für Archivierung - Definition und Beispiel
Am 19.8.2002 hat der Bundesfinanzhof in diesem 
Urteil (BStBl 2003 II S. 131) entschieden, dass für die Archivierung und Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten Rückstellungen gebildet werden müssen. Und zwar für die vorhandenen und zukünftig anfallenden Dokumente. Abgeleitet wurde dies durch die im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) festgelegte Pflicht, die geschäftlichen Unterlagen aufzubewahren. Das Nichtbeachten der Aufbewahrungspflicht verstößt gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger
Buchführung. Dies kann unter Umständen zu Sanktionen während einer Steuerprüfung durch das Finanzamt führen.
Die Pflicht zur Bildung von Rückstellungen für Archivierung gilt zwingend auch für die Steuerbilanz. Bilanzen, in denen eine solche Rückstellung nicht gebildet wurde, sind daher grundsätzlich unzutreffend. Wurden keine
Rückstellung angegeben, führt dies wegen des Wesentlichkeitsgrundsatzes nicht immer zu einer fehlerhaften oder gar ungültigen Handelsbilanz führen.
Welche Dokumente und Akten müssen archiviert werden?
Wer im Handelsregister registriert ist, muss nach § 257 HGB folgende Unterlagen archivieren und aufbewahren.
- Handelsbücher,
- Inventare,
- Eröffnungsbilanzen,
- Jahresabschlüsse,
- Lageberichte,
- Konzernabschlüsse und Konzernanlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- alle Buchungsbelege (alle Rechnungen und Kontoauszüge).
Für diese Dokumente gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres.
- empfangenen Handelsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe
Für diese Dokumente gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres.
Welche Archivierungskosten können in die Rückstellung einfließen?
Es sind dabei die Vollkosten (Einzelkosten + Gemeinkosten) für die Archivierung heranzuziehen. Für klassische Papierarchivierung sind das zum Beispiel:
- Raumkosten (Miete, Pacht, Versicherungen etc.),
- Sachkosten (Regale, Kartons, Ordner etc.),
- Personalkosten (Archivar, Reinigungspersonal, Instandhaltung etc.)
Für elektronische Archive sind das zum Beispiel:
- Anschaffungskosten für eine Archivlösung (Software, Hardware, Schulung etc.),
- Personalkosten (Archivar, Administrator etc.),
- Betriebskosten (Backup, Migration, etc.)
Es können nur die aktuellen Kosten berücksichtig werden. Nicht die zukünftig anfallenden. Es können zum Beispiel nicht Archivkartons für die Dokumente der nächsten zehn Jahre aufgeführt werden, sondern nur soviel wie in einem Jahr benötigt wurden. Die Rückstellung für die Archivierung von geschäftlichen Dokumenten ist nicht abzuzinsen. Die Kosten für die Archivierung von nicht aufbewahrungspflichtigen Dokumenten können nicht in die Rückstellung einfließen.
Vereinfachte Berechnung der Rückstellung für Archivierung
Da wie oben erwähnt die Archivierungskosten für nicht aufbewahrungspflichtige Dokumente nicht in die Rückstellungen eingehen dürfen, würde das für Unternehmen bedeuten, dass sie diese Kosten aufwändig von einander trennen müssten. Das Finanzamt erlaubt deswegen, dass die Kosten für die Archivierung aller Dokumente, also auch der nicht aufbewahrungspflichtigen, gemeinsam berechnet werden können. Es wird dabei aber ein Abschlag von 20 Prozent berechnet.
