Technische Dokumentation und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)

Neuer Aufbau der technischen Dokumentation - Modularisierung der Texte

Die neuen Möglichkeiten eines Dokumentenmanagement-Systems machen die komplette Umstellung der Struktur der technischen Dokumentation notwendig. Ziel ist es dabei, die Inhalte in kleinere Einheiten aufzuteilen und zu modularisieren. Vorteile dieser Arbeitsweise sind:

  • Wiederverwendbarkeit (reuse) von Textelementen der technischen Dokumentation und somit Kosten- und Zeitersparnis,
  • Kosten- und Zeitersparnis durch weniger Übersetzungsbedarf,
  • konsistentes Aussehen, durch das Verwenden von Layout-Templates,
  • konsistenter Inhalt und Aufbau der technischen Dokumentation durch das wiederverwenden einmal erstellter Textelemente (gleiche Inhalte sind immer gleich beschrieben),
  • automatisches Produzieren von Publikation durch Kombination ganzer Dokumententeile.

Die Texte müssen hinsichtlich ihrer Funktion im Dokument in Bausteine bzw. Module gegliedert werden (zum Beispiel allgemeingültige Textteile bzw. produkt- oder funktionsspezifische Textteile). Das erfordert oft auch eine Anpassung der Textinhalte.

Besteht das Ziel in einer stücklistengenerierten Produktion von Dokumentation, ist gar eine komplette Anpassung der Dokumentationsstruktur an die Stückliste notwendig. Das heißt, die Struktur der Dokumentation muss dem Produktaufbau (Bauteile laut Stückliste) entsprechen. Alle erforderlichen Informationen sind den Bauteilen so zuzuordnen, dass ein vollständiges Handbuch über die Stückliste generiert werden kann. Der Aufbau des Handbuchs ändert sich damit grundlegend.

 

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