Outsourcing der Archivierung

Selten gehört die Archivierung oder das Betreiben eines Archivs zu den Kernkompetenzen eines Unternehmens. Trotzdem müssen aus verschiedenen Gründen Dokumenten und Akten aufbewahrt werden. Dabei ist es möglich, durch Outsourcing der Archivierung an spezialisierte Partner Kosten zu reduzieren sowie Performanz und Qualität zu steigern. Auf dieser Seite sind einige Vorteile und Nachteile der Auslagerung der Archivierung sowie einige wichtige Punkte die bedacht werden sollten, dargelegt.

Sollten Sie Beratung beim Outsourcing Ihrer Archivierung benötigen kontaktieren Sie mich. Ich erstelle eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, definiere die Prozesse und Schnittstellen, die bei der Auslagerung entstehen und berate bei der Auswahl geeigneter Partner. Auf Wunsch übernehme ich auch das komplette Projektmanagement.

Outsourcing von Teilbereichen der Archivierung

In einigen Fällen ist es nicht notwendig oder ratsam den ganzen Bereich Archivierung auszulagern. Es ist durchaus möglich und üblich nur einzelne Teilbereiche auszugliedern. Hier ein Überblick der verschiedenen Bereiche und wann eine Auslagerung in Frage kommt.

Outsourcing der Erfassung (Scannen)

Hochwertige Scanner bzw. Scanner für Über- und Sonderformate sind in der Regel sehr kostspielig. Wer nur eine kleine Altdokumentation digitalisieren will, ist dabei mit einem Scandienstleister kostengünstiger, als wenn er eigens dafür Geräte und Personal stellen muss. Die Scanner können zwar auch geleast werden, aber dies lohnt sich erst, wenn auch genügen Dokumentation erfasst werden muss.

Outsourcing der Indexierung

Da dies der arbeitsintensivste Prozessschritt ist, scheint hier die Auslagerung am attraktivsten. Je nach Art der Dokumentation ist aber oftmals ein gewisses fachliches Know-how beim Indexieren notwendig. Da die verschiedenen Erfassungsanbieter für diese Tätigkeit gerne Studenten oder andere Niedriglohnkräfte einsetzen, ist an dieser Stelle genau zu überprüfen, ob die geforderten Qualitätsstandards erreicht werden.

Outsourcing der Lagerung

Für Unternehmen, die ein größeres Papierarchiv oder ein Archiv für Gegenstände wie Produktmuster oder Modelle unterhalten kann die Auslagerung an einen externen Anbieter eine Alternative darstellen. Vor allem wenn in dem Unternehmen eine angespannte Raumsituation herrscht. Das Outsourcen der Lagerung bringt allerdings logistischen Aufwand und ggf. extra Kosten für Transportversicherungen mit.

Outsourcing der Vervielfältigung (Kopierdienst)

Vor allem Archive, die Benutzerhandbücher, Produktdokumentationen oder Ersatzteilkataloge etc. aufbewahren, haben oft einen Vervielfältigungs- und Kopierdienst angeschlossen. Je nach Häufigkeit, Umfang und der geforderten Reaktionszeit der Dokumentenvervielfältigung, kann das Outsourcing in diesem Bereich einen Kosten- und Qualitätsvorteil bringen.

Outsourcing des Datacenters

Wer elektronisch archiviert, braucht ein Datacenter bzw. Rechenzentrum, in dem die Server für die Archivierungssoftware und die Langzeitspeicherung, unterbrechungsfreie Stromversorgung, Backup-Server usw. stehen. Ohne größere Investitionen ist ein Rechenzentrum, was den Anforderungen an Zuverlässigkeit (Ausfallsicherheit) und Sicherheit genügt, nicht zu bewerkstelligen. Hier bietet sich das Outsourcing an ein externes Rechenzentrum an, da diese in der Regel eine sehr gute IT-Infrastruktur bieten, was Ausfallsicherheit und technischer Betreuung betrifft. Hier entsteht allerdings ein Sicherheitsrisiko, da die Archivdaten nicht mehr im Unternehmen sind.

Vorteile: Outsourcing Archivierung

Die Auslagerung der Archivierung oder Teile davon kann verschiedene Vorteile für ein Unternehmen nach sich ziehen.

Kosteneinsparungen

Diese lassen sich auf verschiedene Art uns Weise erzielen. Zum einen dadurch, dass der externe Partner durch sein Know-how und durch seine leistungsfähigere Ausrüstung und Infrastruktur kosteneffizienter arbeitet. Zum anderen dadurch, dass Investitions- und Bereitstellungskosten für etwaige Infrastruktur, Hardware oder Personal wegfallen.

Qualitätsverbesserung und Performanzsteigerung

Die Auslagerung an einen spezialisierten Anbieter bringt oftmals eine Verbesserung der Qualität und der Performanz mit sich, da auf Anbieterseite in der Regel Expertenwissen und Erfahrung sowie bessere technischen Voraussetzungen gegeben sind. Ob dies der Fall ist, sollte sorgfältig geprüft werden und mit Qualitätssicherungsvereinbarungen gesichert werden.

Flexibilität

Im Bereich Archivierung wiegt dieser Vorteil nicht so schwer, wie bei Outsourcing in anderen Bereichen, da in der Regel langfristige Lösungen und Partnerschaften angestrebt werden. Die Migration von Archiven ist je nach Größe mit erheblichen Kosten verbunden. Nicht zuletzt weil der Transport versichert werden muss. Zudem muss genau überwacht werden, dass während der Migration nichts verloren geht bzw. die bestehende Ordnung nicht durcheinander gebracht wird. Wenn allerdings nur ein Bereich, wie die Erfassung ausgelagert wird, kommt der Vorteil der Flexibilität natürlich stärker zur Geltung. Hier ist ein Wechsel des Anbieters nicht so aufwändig.

Nachteile: Outsourcing Archivierung

Die Auslagerung der Archivierung bzw. Teilbereiche davon kann natürlich auch Nachteile mit sich bringen.

Verwaltungsaufwand

Selbst wenn eine Tätigkeit ausgelagert wird, müssen trotzdem noch gewisse interne Ressourcen bereitgestellt werden, die die Schnittstelle zum Anbieter bilden. Durch geeignete Prozesse und Vereinbarungen sollte es aber möglich sein, den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich zu halten.

Sicherheitsrisiken

Wenn Dokumente oder Daten an einen externen Dienstleister vergeben werden, besteht immer ein erhöhtes Sicherheitsrisiko, da man diese nie so genau steuern und kontrollieren kann, wie das eigene Unternehmen. Vor allem bei der Personalauswahl fällt dies schwer ins Gewicht, da Spionage und Sabotage in der Regel nicht von außerhalb sondern von innerhalb eines Unternehmens kommt. Werden Teile der Archivierung ausgelagert gilt es die Sicherheitsrisiken sehr genau zu betrachten.

Rechtliche Verantwortung

Durch das Outsourcing der Archivierung geht die rechtliche Verantwortung nicht auf den Anbieter über. Das bedeutet, wenn Dokumente verloren gehen, unvollständig sind oder nicht in der geforderten Zeit bereitgestellt werden können, wird dies als Versäumnis des Unternehmens betrachtet.

Kontrollaufwand

Es muss regelmäßig kontrolliert werden, ob die vereinbarte Qualität der Dienstleistung auch eingehalten wird. Zum Beispiel Stichproben der Scanqualität eines Erfassungsanbieters oder Sicherheitsaudits bei einem Lageranbieter. Es ist natürlich möglich diesen Kontrollaufwand gering zu halten, in dem man die Parameter in Qualitätssicherungsvereinbarungen festgelegt, aber deren Einhaltung muss auch überprüft werden.

Fazit: Outsourcing Archivierung

Das Outsourcing der Archivierung kann ebenso wie die Auslagerung anderer Bereiche einen Kosten- oder Qualitätsvorteil schaffen, welcher wiederum zu einem Wettbewerbsvorteil wird. In der Regel lassen sich die gewünschten Erfolge jedoch nur umsetzen, wenn die Ziele und erwarteten Ergebnisse im Voraus genau definiert und dokumentiert werden. Risiken müssen genau bedacht, Kosteneinsparungen genau beziffert und erforderliche Prozesse modelliert werden. Auch zukünftige interne und externe Entwicklungen wie Umstrukturierungen, Expansionen, Kundenforderungen oder gesetzliche Forderungen müssen in die Betrachtung einfließen. Wird dann noch ein Anbieter gefunden, der den Anforderungen entspricht, steht einer für beide Seiten erfolgreichen Auslagerung nichts im Weg.

 

 

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