Archivierung zur Erfüllung von Kundenforderungen

Gerade Zulieferbetriebe und OEM (Original Equipment Manufacturer / Originalausrüstungshersteller) sehen sich heutzutage verstärkt mit Archivierungs- und Dokumentationsforderungen von Seiten ihrer Kunden konfrontiert. Diese gehen oft über die Anforderungen des betrieblichen Qualitätsmanagements hinaus.

Ausgangspunkt dieser Forderungen ist oftmals der Wunsch zur besseren Absicherung gegen mögliche Produkthaftungsfälle. Da wie in Archivierung und Produkthaftung erwähnt eine erfolgreiche Verteidigung im Haftungsfall von der vorhandenen Dokumentation abhängig ist, muss ein Hersteller zum Teil auch auf Dokumente seiner Zulieferer zurückgreifen bzw. der Lieferant selbst muss beweisen, dass nicht sein Produkt das Schadensereignis verschuldet hat.

Mit folgenden Archivierungs-Forderungen kann zum Beispiel ein Kunde auf den Lieferanten zukommen:

  • Vorgaben, welche Dokumente aufbewahrten werden müssen,
  • Festlegung einer bestimmten Mindest-Aufbewahrungsfrist für relevante Dokumententypen (Testprotokolle, Konstruktionszeichnungen, Prüfberichte etc.)
  • Forderung nach einer oder mehrerer Sicherungskopien,
  • Forderung, dass die Archivierungsrichtlinien auch bei den Zulieferbetrieben des Zulieferers durchgesetzt werden. Hierbei sind normal aber nur die Zulieferbetriebe gemeint, die auch mit in der Haftungskette sind, das heißt deren Produkte auch Bestandteil des Endprodukts des Kunden sind,
  • Forderung nach einem Zugriffsrecht auf die relevanten Dokumente,
  • Forderung Geldmittel zurückzulegen, damit im Falle einer Insolvenz oder Firmenaufgabe des Zulieferers die relevanten Dokumente weiterhin erhalten bleiben.

Vor allem wenn der Kunde verlangt, dass der Zulieferer Rückstellungen für die Archivierung bildet, ist eine möglichst kosteneffiziente Archiv-Lösung wichtig.

Wichtig: solche Kundenforderungen erzeugen Kosten beim Zulieferer und beeinflussen natürlich so auch die Preisgestaltung. Wenn zur Erfüllung dieser Forderungen extra neue Systeme oder Prozesse etabliert werden müssen, leidet darunter die Konkurrenzfähigkeit im Vergleich zu Mitbewerbern, die solche Anforderungen dank einer besseren Archivierungs- und Dokumentationsstrategie, ohne größere Aufwände erfüllen können.

Kontaktieren Sie mich, wenn Sie Beratung bei der Erfüllung von Anforderungen Ihrer Kunden bezüglich der Archivierung brauchen oder selbst zweckmäßige Archivierungsanforderungen gegenüber Ihren Zuliefer-Betrieben festlegen wollen.

 

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