Einführung und der laufende Betrieb

Archivierung Analyse KosteneinsparungenNachdem die ausgewählte Lösung in die Praxis umgesetzt wurde wird sie eingeführt und in den laufenden Betrieb überführt. Das Vorgehen sollte bereits in der Einführungsstrategie festgelegt sein. Ist diese noch nicht vorhanden muss sie jetzt erstellt werden. Dabei ist auf eine gute Passung zwischen Einführungsstrategie und Organisation zu achten. Änderungsresistente Organisationen benötigen mehr Zeit um sich anzupassen. Ziel der Einführung ist eine hohe Akzeptanz und Dauerhaftigkeit der neuen Lösung.

Schulung und Coaching

Um die von der Veränderung betroffenen Mitarbeiter optimal auf die neuen Arbeitsbedingungen vorzubereiten sind Schulungen oder Coachings notwendig. Wurden neue Softwaresysteme eingeführt, sollte der Systemanbieter bzw. -integrator die Schulungsmaßnahmen durchführen, da dieser das System am besten kennt. Er sollte nach Möglichkeit auch Schulungsunterlagen bereitstellen bzw. zugänglich machen, damit in Zukunft neue Mitarbeiter selbst geschult werden können.

Schulungen zu Prozessänderungen und Arbeitsanweisungen sollten durch die betroffenen Abteilungsleiter oder durch den Qualitätsmanagement-Beauftragten (QMB) durchgeführt werden.

Produktiv sollte die Archiv-Lösung erst genutzt werden, wenn eine ausreichende Sicherheit im Umgang mit der neuen Software und den neuen Prozessen vorhanden ist. Fehler die auf Grund mangelnder Unterweisung basieren werden sonst schnell dem neuen System zugeschrieben. Dies senkt die Akzeptanz der Lösung.

Laufender Betrieb

Laufender Betrieb in einem Archivierungs-Projekt heißt, Dokumente, Akten, Zeichnungen etc. werden im elektronischen oder klassischen Archiv indexiert, abgelegt, recherchiert, ausgegeben, angenommen, kopiert, digitalisiert oder gelöscht. Wurde die Archiv-Lösung richtig validiert und ihre Umsetzung verifiziert, werden sich die erwarteten Nutzeneffekte wie Zeitersparnis oder Kostenreduktion einstellen.

Das Archiv-System sollte - wie andere Systeme auch - im Zuge von Qualitäts-Audits und Management-Reviews auf seine Wirksamkeit geprüft und durch kontinuierliche Verbesserung weiter entwickelt werden.

 

Zurück zu Übersicht: Projektmanagement-Methode für Archivierung

 

 

Archivierung | Dokumentenmanagement | Konzeption Webseite © Andreas Pfund 2012 | Datenschutzbestimmung | Sitemap | Impressum