Archivierung für Wissenserhalt und Wissensmanagement

Der Wissenserhalt ist die eigentliche Aufgabe der Archivierung. Ein Brand, eine Überschwemmung, Diebstahl oder Sabotage können einen Archivbestand vernichten. Zur richtigen Sicherung des Wissens gehört deshalb auch eine Backup-Strategie. So sollte von dem Archivgut mindestens eine Kopie erstellt. Im besten Fall sogar zwei Kopien. Das Original bleibt unter Verschluss, eine Kopie dient als Arbeitskopie und die andere als Sicherungskopie. Die Kopien können durchaus auch in elektronischer Form erstellt werden.

Gerade in elektronischer Form stellt das Archiv aber auch die Datenquelle für andere Systeme wie Wissensmanagementsystems (WMS) oder Datamining-Systeme dar. Werden Dokumente, Daten und Informationen strukturiert gespeichert, können sie über solche Systeme gewinnbringend genutzt werden. Die Einsatz- und Nutzungsmöglichkeiten sind dabei äußerst vielfältig.

Vorteile von Wissensmanagement

Indem zum Beispiel die Ergebnisse früherer Entwicklungen, Forschungen, Recherchen, Analysen sowie Projektdokumentationen oder Best-Practice-Beispiele erhalten und suchbar gemacht werden, können teure Doppeltentwicklungen vermieden bzw. Entwicklungsaufwand durch die Wiederverwertung vorhandenen Wissens reduziert werden. Entwicklungszeiten und Kosten werden verringert, was zu einem Wettbewerbsvorteil führen kann.

Durch den Einsatz eines Archivsystems in Verbindung mit geeigneten Archivierungs- und Dokumentationsrichtlinien wird auch der Know-how-Transfer gefördert. Wird gezielt das Wissen, die Kenntnisse und die Erfahrungen der Mitarbeiter dokumentiert, ist es möglich, diese Informationen auch anderen Abteilungen, Zweigstellen oder Tochterunternehmen zur Verfügung zu stellen und sie auch dort nutzbar zu machen. Diese Vorgehensweise beugt auch dem Wissensschwund durch Mitarbeiterfluktuation vor. Es ist für ein Unternehmen ein nicht zu unterschätzender Verlust, wenn ein wichtiger Mitarbeiter die Firma verlässt und zwar einige Kartons voll mit Aktenordnern oder Festplatten voll mit Dateien hinterlässt, der Inhalt aber schlecht strukturiert ist und nur unter hohem Zeitaufwand wieder nutzbar gemacht werden kann.

Wichtig: ein Archivsystem ist alleine recht wirkungslos. Entscheidend für die Nutzbarkeit sind die Archivierungs- und Dokumentationsrichtlinien die festlegen, welche Inhalte und in welcher Form gespeichert werden. In diesen Richtlinien kann zum Beispiel festgelegt werden, wie eine Projektdokumentation aufgebaut ist, welche Informationen in eine Recherche über mögliche Zulieferer gehören oder was alles zu einer Kundenanalyse gehört. Kontaktieren Sie mich, wenn Sie Beratung bei der Erschließung und Nutzbarmachung ihres benötigen oder Sie eine System zum Wissensmanagement einführen wollen.

 

Zum 5. Grund für Archivierung: Kundenforderungen

 

 

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